Company Brain: la knowledge base aziendale AI che cita i vostri documenti
Una knowledge base aziendale AI è un assistente che risponde alle domande dei colleghi usando i documenti dell’azienda, e per ogni risposta indica da quale documento l’ha presa. Il nostro si chiama Company Brain: si collega agli archivi che avete già ed è operativo in circa due settimane.
Cos’è, in pratica
È una chat interna che conosce manuali, procedure, offerte, listini e scambi di mail della vostra azienda. Il commerciale scrive «la garanzia copre il motore se la macchina l’ha installata un rivenditore?» e riceve la risposta con il rimando all’articolo delle condizioni di garanzia da cui viene. Se l’informazione non c’è, è istruito a dirlo.
La differenza con la ricerca nella cartella condivisa è che si fanno domande invece di indovinare parole. Chi chiede «come si gestisce il reso di un pezzo difettoso» trova la procedura anche se il file si chiama RMA_rev4.pdf e la parola reso non compare nel titolo.
Sotto c’è la tecnica chiamata RAG, spiegata nel glossario. Per voi conta una conseguenza: il modello non va riaddestrato, quindi un documento nuovo è consultabile appena viene indicizzato.
Per chi è
- Uffici tecnici e assistenza post-vendita, dove le risposte stanno in manuali, schede tecniche e rapporti di intervento scritti in anni diversi.
- Aziende in cui due o tre persone storiche sanno dove sta tutto e vengono chiamate ogni volta che manca un dato.
- Chi inserisce spesso persone nuove, in produzione o in ufficio commerciale, e oggi le forma solo con l’affiancamento.
- Associazioni, consorzi ed enti di formazione che vogliono aprire il proprio archivio tecnico agli associati, come ha fatto l’Accademia Italiana del Latte con i caseifici.
Cosa comprende
Collegamento alle fonti
Google Drive, Notion, Slack, HubSpot, la posta. Legge PDF, fogli di calcolo, mail e pagine wiki così come sono: non serve riordinare l’archivio prima di cominciare.
Permessi per persona
Ognuno ottiene risposte solo da ciò che è autorizzato a vedere. I listini riservati restano all’ufficio commerciale, i documenti del personale non entrano nelle risposte dei reparti.
Fonti citate una per una
Sotto ogni risposta ci sono i documenti da cui viene. Si verifica in un clic, e si scopre subito quando la fonte è una procedura superata che andava archiviata.
Azioni e promemoria
Oltre a rispondere, prepara un report del trimestre dai dati delle fatture o manda ogni lunedì le scadenze dei pagamenti sul canale dell’amministrazione.
Le domande che fanno i colleghi
Chi lo gestisce vede cosa viene chiesto e quali domande restano senza risposta. All’Accademia del Latte le domande più frequenti sono diventate un’indicazione su cosa insegnare dopo.
Le due settimane di avvio
Le fasi di un avvio, su un primo gruppo di fonti.
Le domande che costano di più
Parliamo con chi oggi risponde alle domande dei colleghi e scegliamo quelle che fanno perdere più tempo, con le fonti che le risolvono. Il resto dell’archivio aspetta.
Collegamento e permessi
Colleghiamo documenti e strumenti, impostiamo chi vede cosa e scriviamo le regole di risposta: il tono, cosa fare quando le fonti si contraddicono, quando rimandare a una persona.
Prova sul lavoro vero
Il team lo usa sulle richieste di tutti i giorni. Correggiamo le risposte finché coincidono con quelle che darebbe il collega esperto.
Dopo l’avvio: nuove fonti e azioni
Aggiungiamo archivi, azioni e automazioni partendo da quello che il team chiede più spesso.
Dove legge e dove risponde
Il Company Brain legge dagli strumenti in cui i documenti vivono già e ne segue le modifiche: quando una procedura passa alla revisione 5, l’indice sostituisce la 4 e le risposte successive citano quella nuova.
Risponde in una pagina web con il login aziendale e, se lo preferite, dentro lo strumento dove il team scrive già, come Slack. Per aprirlo a clienti o associati si aggiungono registrazione, abbonamenti e un pannello di gestione: è quello che abbiamo costruito per Caseus.ai.
Dove l’abbiamo già fatto
Tempi e costi
Dalla prima riunione al team che lo usa sul lavoro reale passano circa due settimane, su un primo gruppo di fonti. Il costo di avvio cresce con il numero di fonti da collegare e con le regole sui permessi: un Drive con tre cartelle condivise da tutti è il caso semplice, cinque strumenti con listini riservati e documenti del personale chiedono più lavoro. Quello che si spende ogni mese segue invece il volume di domande e di documenti da indicizzare, perché il modello si paga a consumo.
Domande frequenti
Parliamone in 30 minuti
Raccontateci il processo e cosa non funziona: vi diciamo se e come lo risolveremmo, con tempi e costi indicativi.
Matteo Budriesi
CEO e co-founder di Webion, la software house di Modena che sviluppa software su misura e agenti AI per le aziende.
Aggiornato il 30/10/2026