Quanto costa un CRM personalizzato, contro anni di canone per utente
Un CRM personalizzato si paga una volta, e il prezzo dipende da quanti dati deve leggere dal gestionale e da come lo usano gli agenti in visita, non da quanti sono. Si confronta con il canone di un CRM in abbonamento, che sul listino italiano di Salesforce Sales Cloud va da 25 a 550 euro per utente al mese (ottobre 2026), moltiplicato per i commerciali e per gli anni in cui lo userete.
Il conto da fare prima di chiedere un preventivo
Il CRM personalizzato conviene quando il canone per utente di un prodotto in abbonamento, sommato su cinque anni, supera il costo di sviluppo più l’assistenza. Il calcolo si fa così: canone mensile per utente, per dodici mesi, per il numero di commerciali e di persone dell’ufficio vendite che devono accedere, per cinque. Con 20 utenti sulla Suite Pro di Salesforce, 100 euro per utente al mese a fatturazione annuale, fanno 120.000 euro. A questo si aggiungono le personalizzazioni pagate al partner che configura il prodotto.
Dall’altra parte, il costo di un CRM su misura segue il perimetro: quali schede, quali dati dal gestionale, se serve un’app. Se i commerciali passano da 15 a 40 lo sviluppo costa uguale; cresce un po’ il server.
Spesso chi ci chiede un CRM fatto apposta non parte dal canone. Parte da agenti che non aprono quello che c’è, perché per sapere se un cliente ha fatture scadute o qual è il suo listino devono comunque telefonare in sede. Se quei dati arrivano dal gestionale nella scheda cliente, la telefonata non serve più.
Il canone di un CRM in abbonamento su cinque anni
Il canone per utente, moltiplicato per 20 utenti e 60 mesi: è la cifra con cui confrontare il preventivo di un CRM su misura.
| Edizione Salesforce Sales Cloud | Canone per utente al mese | 20 utenti per 5 anni |
|---|---|---|
| Starter Suite | 25 euro | 30.000 euro |
| Suite Pro | 100 euro | 120.000 euro |
| Core | 195 euro | 234.000 euro |
| Advanced | 395 euro | 474.000 euro |
| Max | 550 euro | 660.000 euro |
Listino Salesforce Italia, Sales Cloud, consultato a ottobre 2026 (salesforce.com/it/sales/pricing). Importi IVA esclusa; tutte le edizioni a fatturazione annuale, la Starter Suite anche mensile. Esclusi configurazione, partner e componenti aggiuntivi.
Cosa sposta il prezzo di un CRM
- I dati presi dall’ERP. Leggere fatturato e scaduto è il pezzo che fa usare il CRM agli agenti, ed è anche il pezzo che costa di più, perché dipende da come il vostro gestionale espone i dati.
- I preventivi. Un PDF compilato a mano costa poco; un preventivo che prende articoli, prezzi e sconti per cliente dal gestionale e torna indietro come ordine costa molto di più.
- La gerarchia commerciale. Agenti, capi area e direzione che vedono porzioni diverse dei clienti richiedono regole di visibilità scritte e provate.
- Il recupero dei contatti. Rubriche personali, fogli Excel per zona e il vecchio CRM da cui esportare: unire tutto senza doppioni è lavoro da stimare a parte.
- Le mail. Collegare la casella di ogni commerciale perché le mail finiscano sulla scheda cliente richiede l’accordo con il vostro IT e qualche ora in più.
- Rinunciare all’app nativa. Se gli agenti lavorano quasi sempre con rete, una versione web ben fatta per il telefono costa meno e basta.
Tre CRM, tre perimetri
Il primo è un progetto nostro, gli altri due sono perimetri tipici. A parità di utenti costano in modo molto diverso.
Distribuzione con agenti sul territorio
Gli agenti di Eternoo, che ha circa 650 persone e oltre 70 punti vendita, usano CCRM dal cantiere: scheda cliente con dati finanziari, ricerca su migliaia di clienti, preventivo creato e inviato in pochi tocchi, confronto con i colleghi. Il peso sta nei dati letti dai sistemi in sede e nel flusso dei preventivi.
Costruttore di macchine con parco installato
Ogni cliente con le sue macchine, numero di matricola, data di installazione e contratto di assistenza in scadenza; il commerciale riceve l’avviso tre mesi prima del rinnovo. Il peso sta nel collegare matricole e contratti, che spesso vivono in due archivi diversi.
Servizi B2B con richieste dal sito
Le richieste dal modulo del sito entrano già assegnate per zona, il commerciale vede la pipeline per fase e i follow-up in ritardo si colorano di rosso. È il perimetro più leggero dei tre: nessun dato dal gestionale, un solo collegamento con il sito.
Cosa resta da pagare dopo
Dopo il rilascio restano il server e l’assistenza. Il server lo pagate al fornitore cloud o lo tenete in azienda, e per un CRM cresce con gli allegati e lo storico conservati più che con il numero di commerciali.
La voce più variabile sono le richieste dell’ufficio vendite: un nuovo campo sulla scheda cliente, un report per la riunione del lunedì, una nuova fase della pipeline. Arrivano soprattutto nei primi mesi. Per le cifre di assistenza e modifiche c’è la pagina sulla manutenzione software; per aggiungere al CRM un agente AI che scrive i follow-up, quella sul costo di un progetto AI.
Come leggere il preventivo di un CRM
Le righe da trovare, che il CRM sia fatto su misura o configurato su un prodotto esistente.
- Quali dati arrivano dal gestionale, con che frequenza e in che verso? «Integrazione con l’ERP» senza elenco non si può confrontare.
- Se è un prodotto in abbonamento: quante licenze sono previste, di che livello, e cosa costa il livello che serve per le automazioni?
- L’import dei contatti attuali è compreso, con la pulizia dei doppioni?
- Chi può vedere cosa: le regole di visibilità per agente, area e direzione sono scritte?
- Il CRM funziona sul telefono come serve in visita, o è il sito per il computer rimpicciolito?
- Se un domani cambiate fornitore, in che formato vi vengono restituiti clienti, opportunità e storico delle attività?
Domande frequenti
Parliamone in 30 minuti
Raccontateci il processo e cosa non funziona: vi diciamo se e come lo risolveremmo, con tempi e costi indicativi.
Matteo Budriesi
CEO e co-founder di Webion, la software house di Modena che sviluppa software su misura e agenti AI per le aziende.
Aggiornato il 30/10/2026