Quanto costa un software su misura, e perché i preventivi sono così lontani
Un software su misura costa le ore che servono a costruirlo, per la tariffa di chi lo costruisce, più le spese che restano dopo il rilascio. Le ore le decidono soprattutto le eccezioni del vostro processo e i programmi da collegare, molto più del numero di schermate.
La risposta breve
Il prezzo di un software su misura è la somma delle ore di analisi e prototipo, delle ore di sviluppo e collaudo, e delle spese che restano dopo il rilascio. Le ore di sviluppo sono la voce che cambia di più da un fornitore all’altro.
Mettiamo che riceviate tre preventivi per lo stesso programma: il secondo doppio del primo, il terzo sei volte tanto. Di solito nessuno ha sbagliato i conti. Il primo ha contato solo il flusso normale, il secondo anche le eccezioni, il terzo anche l’import dei dati storici e il collegamento alla contabilità. Il flusso normale costa poco: l’ordine entra, viene confermato e spedito. Le ore se ne vanno nel resto, come l’ordine evaso in due consegne, il cliente con due sedi che pagano in modo diverso, la nota di credito su una fattura dell’anno prima.
Il nostro preventivo a corpo arriva dopo il prototipo, quando le schermate sono state provate con chi userà il sistema e le eccezioni sono venute fuori.
Tre livelli di complessità, e dove vanno le ore
Le ore crescono da un livello all’altro per quello che si aggiunge attorno alle schermate: ruoli, collegamenti, utenti esterni. Per ogni livello, la voce che pesa di più.
| Livello | Com’è fatto | Dove vanno le ore |
|---|---|---|
| Strumento di reparto | Un gruppo di utenti, due o tre tipi di documento, nessun collegamento ad altri programmi, export in Excel. | Quasi tutte nelle regole del documento e nelle sue eccezioni. È il livello in cui un prototipo ben fatto toglie più ore. |
| Applicazione aziendale | Più reparti con ruoli diversi, stati e approvazioni, un collegamento con ERP o contabilità, notifiche. | Nei permessi per ruolo e nel collegamento con l’ERP, che da solo può pesare quanto tutte le schermate insieme se deve scrivere in tempo reale. |
| Piattaforma con utenti esterni | Clienti o fornitori che entrano con il loro account, più integrazioni, più lingue, requisiti di sicurezza scritti. | In accessi, inviti, separazione dei dati fra aziende, traduzioni e prove di sicurezza: lavoro che uno strumento interno non chiede. |
Cosa fa salire o scendere il prezzo
Le voci che spostano di più le ore.
- Le eccezioni al flusso. Ogni «tranne quando» detto in riunione è una regola da scrivere, testare e mantenere. Elencarle prima evita che tornino come extra a metà lavoro.
- I programmi da collegare. Leggere un file esportato dal gestionale ogni notte costa poco; scrivere sull’ERP in tempo reale, con la gestione degli errori, costa molto di più.
- Gli utenti esterni. Quando entrano clienti o fornitori servono inviti, recupero password, permessi per azienda e una cura dell’interfaccia che un tool interno non richiede.
- I dati vecchi. Importare dieci anni di Excel con anagrafiche doppie e codici scritti a mano può valere settimane. Partire solo con i dati aperti le riduce.
- Il telefono. Un’interfaccia che deve funzionare anche da smartphone, o senza rete, aggiunge ore di design e di prova sui dispositivi.
- Le cose che potete togliere. Report che nessuno legge, un secondo livello di approvazione, la stampa in tre formati: spesso si scoprono durante il prototipo, e tolte lì non costano nulla.
Tre esempi, e la voce che pesa in ciascuno
Due sono progetti nostri per Eternoo, il terzo è un caso frequente negli uffici tecnici.
Area riservata per i clienti
Le imprese clienti scaricano da sole DDT e fatture e aggiornano i cantieri con moduli guidati, con ruoli diversi per titolare e collaboratori. È Etepro, l’area riservata che abbiamo fatto per Eternoo. Qui le ore vanno negli accessi: account Google o Microsoft, inviti, permessi per azienda, ogni cliente che vede solo il suo.
Strumento per l’ufficio tecnico
Chi prepara le offerte inserisce misure e materiali, il programma applica i listini e produce il PDF da mandare al cliente, al posto di un foglio Excel con macro che conosce una sola persona. Qui le ore vanno nel ricostruire le regole nascoste nelle macro: sconti per cliente, arrotondamenti, materiali fuori listino.
Piattaforma interna per più funzioni
Persone, sedi, dotazioni assegnate e operazioni di magazzino con un solo accesso aziendale. È Etenet, il portale interno di Eternoo. Qui le ore vanno nei collegamenti: dati allineati in tempo reale con il gestionale Mistral, accesso con le credenziali Microsoft, scansione dei codici a barre che funziona anche offline e si sincronizza quando torna la rete.
I costi dopo il rilascio
Dopo il rilascio pagate il server, l’assistenza e le modifiche, e il server è di solito la voce più piccola. Sul listino pubblico di Hetzner Cloud un server virtuale di base parte da 5,99 euro al mese IVA esclusa (ottobre 2026); il conto sale con il database gestito, i backup, l’ambiente di collaudo separato e il monitoraggio degli errori, che per un programma usato ogni giorno servono tutti.
Le prime modifiche sono quasi sempre eccezioni che nessuno aveva nominato in analisi: il magazziniere che a fine mese gestisce i resi in un modo che conosce solo lui. Più eccezioni avete scritto prima, meno ne pagate dopo. Come si calcolano assistenza e modifiche è nella pagina sul costo della manutenzione software.
Come leggere un preventivo per un software su misura
Le domande da fare a chi vi manda un’offerta, nostra compresa.
- Le ore sono divise per fase? Un unico numero non si confronta con niente. Analisi, prototipo, sviluppo, collaudo e rilascio vanno separati.
- Quali eccezioni sono state contate? Chiedete l’elenco dei casi particolari previsti. Se non c’è, il preventivo copre solo il flusso normale.
- L’import dei dati esistenti è dentro o fuori? È la voce che più spesso manca e poi ricompare come extra.
- Di chi è il codice sorgente alla fine, e su quale repository sta durante il lavoro?
- Cosa succede se a metà progetto cambia un requisito? Serve una regola per le modifiche, prima di firmare.
- Cosa costa il primo anno dopo il rilascio? Server, assistenza e piccole modifiche, separati.
Domande frequenti
Parliamone in 30 minuti
Raccontateci il processo e cosa non funziona: vi diciamo se e come lo risolveremmo, con tempi e costi indicativi.
Matteo Budriesi
CEO e co-founder di Webion, la software house di Modena che sviluppa software su misura e agenti AI per le aziende.
Aggiornato il 30/10/2026