Quanto costa un gestionale personalizzato, modulo per modulo
Il prezzo di un gestionale personalizzato lo fanno i documenti che cambiano stato, come ordini e commesse, molto più delle anagrafiche. Poi crescono le ore per portare dentro i dati da Excel e per collegarlo al programma di contabilità.
Da cosa nasce il prezzo di un gestionale
Il prezzo di un gestionale si calcola contando i documenti che passano da uno stato all’altro. Prendete un’impresa di impianti con venticinque tecnici: il preventivo diventa commessa, la commessa raccoglie ore e materiali, a fine mese parte lo stato di avanzamento, poi la fattura. Ogni passaggio ha chi lo può fare, chi lo deve approvare e cosa succede se torna indietro. Sono questi passaggi a fare le ore, molto più delle anagrafiche.
Due voci restano fuori da molti preventivi e poi tornano come extra: l’import dei dati che oggi stanno in Excel e lo scambio con il programma di contabilità. Nelle fasce qui sotto le contiamo sempre.
Una stima che potete fare da soli prima della prima call: prendete il documento che usate di più, l’ordine o la commessa, e scrivete su un foglio tutti gli stati che può avere e chi lo fa passare dall’uno all’altro. Poi aggiungete i casi in cui torna indietro. Un foglio con quattro righe e uno con dodici, pieno di eccezioni per cliente, descrivono due gestionali diversi anche se tutti e due si chiamano «gestione ordini». Portatelo alla prima call: è la base su cui stimiamo le ore.
Cosa aggiunge ogni gradino
Ogni riga contiene la precedente. Il salto più grande è il secondo: lo scambio automatico con la contabilità va provato sui vostri dati veri.
| Gestionale | Moduli tipici | Cosa aggiunge alla riga sopra |
|---|---|---|
| Una sede, un flusso | Clienti e articoli, un documento con stati (ordini o commesse), export per la contabilità. | Il punto di partenza: un documento con i suoi stati e un file verso il contabile. |
| Una sede, più reparti | Commerciale, produzione o cantiere, magazzino, amministrazione; ruoli diversi; scambio automatico con la contabilità. | Un flusso per reparto, i permessi per ruolo e lo scambio con la contabilità che gira da solo. |
| Più sedi o più aziende | Stesse regole su più strutture o società del gruppo, dati separati, consolidato per la direzione. | Dati separati per società e un report che va pensato due volte: per la sede e per il gruppo. |
Cosa sposta il prezzo di un gestionale
- Quanti documenti hanno uno stato. Un listino è una tabella; un ordine che può essere parziale, sospeso, evaso a metà o annullato è un piccolo programma a sé.
- Le approvazioni. «Sopra i cinquemila euro firma il titolare» è una regola semplice. Tre livelli di firma con deleghe durante le ferie no.
- La pulizia dei dati da Excel. Lo stesso cliente scritto in quattro modi, codici articolo inventati da chi li ha inseriti, colonne usate per altro: si sistemano prima dell’import, ed è lavoro.
- Il verso dello scambio con la contabilità. Mandare le fatture al programma contabile in un file costa poco; leggere da lì incassi e scaduto ogni ora costa di più, e dipende da cosa espone il vostro TeamSystem, Zucchetti o Business Central.
- Le stampe. Un DDT o una conferma d’ordine con il vostro layout, i campi obbligatori e le note in due lingue richiede più ore di quanto sembri.
- Il magazzino dal telefono. La lettura dei barcode in corsia è un pezzo di app che un gestionale da ufficio non ha.
Tre gestionali, tre conti diversi
Due perimetri tipici e un progetto nostro. Il nome è lo stesso, gestionale, ma le ore finiscono in posti diversi.
Commesse per un’impresa di impianti
Preventivo, commessa, ore dei tecnici da telefono, materiali scaricati dal furgone, stato di avanzamento mensile, export verso la contabilità. Qui pesano le ore registrate da telefono e lo stato di avanzamento, che deve tornare con la contabilità.
Noleggio di attrezzature
Calendario delle disponibilità per pezzo, contratti con date di uscita e rientro, controllo al rientro con foto dei danni, addebiti automatici. Qui pesa il calendario: un pezzo non può uscire due volte, nemmeno se due persone lo prenotano nello stesso minuto.
Più strutture sulla stessa piattaforma
Sale, camere, catering ed extra prenotati da un calendario unico, con prezzi che cambiano in base alla domanda e più strutture servite insieme. È il caso di MiceApp360, il gestionale cloud che abbiamo costruito per Greso. Qui pesa il servire più clienti sulla stessa infrastruttura, con dati e configurazioni separati.
Quanto costa tenerlo in funzione
Tenerlo in funzione costa il server, più assistenza e modifiche. Il server lo pagate al fornitore cloud o gira su una macchina vostra; cresce con i documenti allegati e gli anni di storico, poco con il numero di utenti.
Una voce si dimentica spesso: il collegamento con la contabilità. Quando il programma contabile cambia versione o formato di scambio, qualcuno deve verificare che le fatture passino ancora. Se il collegamento si rompe senza avvisare, ve ne accorgete a fine mese, quando i saldi clienti dei due programmi non coincidono. Le cifre per assistenza e modifiche sono nella pagina sulla manutenzione software.
Come leggere il preventivo di un gestionale
Le righe da cercare prima di confrontare due offerte.
- C’è l’elenco degli stati di ogni documento? «Gestione ordini» non vuol dire nulla finché non è scritto quali passaggi sono previsti.
- L’import dei dati attuali è compreso, e chi pulisce le anagrafiche? Se lo fate voi, mettete in conto le vostre ore.
- Lo scambio con la contabilità è descritto in entrambi i versi, con il nome del programma e la frequenza?
- Quante stampe con il vostro layout sono comprese?
- Quante sedi o società sono previste? Aggiungerne una dopo, con i dati separati, è un lavoro da quotare a parte.
Domande frequenti
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Matteo Budriesi
CEO e co-founder di Webion, la software house di Modena che sviluppa software su misura e agenti AI per le aziende.
Aggiornato il 30/10/2026