Costo manutenzione software: quanto mettere a budget ogni anno
Il costo di manutenzione di un software si divide in costi fissi, che pagate anche se nessuno tocca il codice (server, certificati, account degli store, licenze), e ore di lavoro per correzioni, aggiornamenti e piccole modifiche. Le ore crescono soprattutto con il numero di sistemi esterni a cui il software è collegato.
Due righe di budget, non una percentuale
Per un software su misura in produzione mettete a budget due righe: i costi fissi dell’infrastruttura e un numero di ore di lavoro all’anno. La seconda riga è quasi sempre la più pesante, e cresce con due cose: quanti sistemi esterni sono collegati al software e quante persone fuori dall’azienda lo usano. Un’indagine pubblica che misuri la spesa annua per tipo di software non l’abbiamo trovata, per questo qui non trovate una fascia in euro.
In rete circola una regola: la manutenzione costa ogni anno dal 15 al 20% del prezzo del progetto. Non abbiamo trovato una fonte che la misuri, e non la usiamo. Due software con lo stesso prezzo di partenza invecchiano a velocità diverse: un gestionale usato da sei persone in ufficio non è un’app pubblicata sugli store e aperta ogni giorno dai clienti.
Le ore servono anche quando nessuno chiede niente. Dal 15/03/2026 i certificati TLS emessi per i siti durano al massimo 200 giorni, dal 15/03/2027 100 giorni e dal 15/03/2029 47 giorni (fonte: CA/Browser Forum, ballot SC-081). Il rinnovo fatto a mano una volta l’anno va automatizzato, e su un server in azienda qualcuno deve occuparsene.
Dove vanno le ore per tipo di software
Le ore non dipendono dal prezzo del progetto ma da quante cose cambiano intorno al software. Andando verso il basso, aumentano i sistemi che cambiano versione senza chiedervi il permesso.
| Software | Cosa lo fa invecchiare | Dove finiscono ore e costi fissi |
|---|---|---|
| Gestionale interno usato in ufficio | Nuove versioni delle librerie e del framework, report chiesti dalla direzione, i tracciati della fattura elettronica quando cambiano. | Pochi interventi, quasi tutti pianificabili: aggiornamenti delle librerie e qualche report nuovo. Costi fissi: server o cloud, backup, dominio. |
| Portale per i clienti | Utenti esterni con browser e telefoni di ogni tipo, richieste di funzioni dai clienti più grandi, controlli di sicurezza più frequenti. | Patch di sicurezza da applicare in fretta e prove su browser nuovi. Ai costi fissi si aggiungono il servizio che invia le email e il registro degli errori. |
| App pubblicata sugli store | Una versione nuova di iOS e di Android ogni anno e i requisiti minimi che Apple e Google alzano di conseguenza. | Ogni autunno l’app va provata e ricompilata per le nuove versioni di iOS e Android. Ai costi fissi si aggiungono gli account degli store. |
| Software collegato a macchine o ERP | Ogni aggiornamento del gestionale, della piattaforma IoT o del firmware dei router può cambiare un dato o un’API. | Una verifica dopo ogni rilascio dei sistemi collegati, a volte con una prova sull’impianto. Ai costi fissi si aggiungono le licenze dei connettori o della piattaforma, se ci sono. |
Importi IVA esclusa. Apple Developer Program: 99 dollari l’anno, in valuta locale dove disponibile; registrazione a Google Play: 25 dollari una volta sola (listini Apple e Google, ottobre 2026).
Cosa alza o abbassa il costo di manutenzione
- Le integrazioni. Ogni sistema esterno (ERP, corriere, piattaforma IoT, servizio di pagamento) cambia versione per conto suo, e ogni cambio è un intervento da pianificare.
- I test automatici. Con una buona copertura, aggiornare una libreria vuol dire lanciare i test e controllare l’esito; senza, vuol dire riprovare a mano le schermate principali.
- Chi ha scritto il codice. Prendere in carico un software scritto da un altro fornitore richiede un’analisi iniziale, e i primi interventi sono più lenti.
- I tempi di risposta. Una presa in carico entro quattro ore anche il sabato costa più di una entro il giorno lavorativo successivo, perché qualcuno deve restare reperibile.
- Dove gira. Su un cloud gestito sistema operativo e database li aggiorna il fornitore del cloud; su un server in azienda è lavoro da dividere con il vostro IT.
- Quanto si rinvia. Saltare due anni di aggiornamenti non fa risparmiare: si paga dopo, tutto insieme, con una migrazione di versione al posto di tanti passi piccoli.
Tre esempi: dove finiscono le ore in un anno
Il gestionale delle commesse
Usato da otto persone fra ufficio tecnico e amministrazione, gira in cloud e ha un solo collegamento esterno: l’export per il commercialista. Poche richieste all’anno, quasi tutte piccole evolutive: una colonna in più nell’export, un filtro per cliente. Le ore si possono raccogliere in due o tre rilasci all’anno.
L’app per prenotare l’assistenza
I clienti di un’azienda di impianti la scaricano da App Store e Google Play per chiedere un intervento e seguirne lo stato. Ogni autunno arriva una versione nuova dei sistemi operativi da provare prima che gli utenti la installino. Qui le ore si concentrano in poche settimane all’anno, e quel periodo va prenotato con chi vi segue.
Il portale con i dati delle macchine
Legge i dati da una piattaforma IoT e li mostra ai clienti finali in più lingue, come il portale che abbiamo costruito per Valli su IXON Cloud. Gli interventi seguono i rilasci della piattaforma e le richieste dei clienti, e ogni lingua in più è un testo da tradurre quando si aggiunge una schermata.
Le spese fisse che arrivano comunque
I costi fissi sono piccoli rispetto alle ore, ma ogni anno qualcuno deve averli intestati e pagati. Sono il server o il servizio cloud, i backup con una copia in un’altra regione, il dominio, il servizio che invia le email, lo strumento che registra gli errori, gli account degli store e le licenze annuali dei componenti commerciali, come la griglia dati MUI X Premium che usiamo in alcuni progetti.
Prima di firmare, controllate a chi sono intestati il conto del cloud, il dominio e gli account degli store. Se sono a nome del fornitore, il giorno in cui cambiate fornitore dovete farveli trasferire, e con gli store il passaggio di un’app da un account all’altro richiede tempo.
Come leggere un contratto di manutenzione
- Le ore non usate a fine mese si perdono, si riportano al mese dopo o si rimborsano?
- Qual è l’unità minima fatturata? Se un intervento da dieci minuti vale un’ora intera, cinquanta richieste piccole all’anno diventano cinquanta ore.
- L’infrastruttura è dentro il canone o fatturata a parte, e se è a parte la rifatturano al costo o con un ricarico?
- C’è un elenco delle scadenze in arrivo, con certificati, versioni a fine supporto e rinnovi?
Domande frequenti
Parliamone in 30 minuti
Raccontateci il processo e cosa non funziona: vi diciamo se e come lo risolveremmo, con tempi e costi indicativi.
Matteo Budriesi
CEO e co-founder di Webion, la software house di Modena che sviluppa software su misura e agenti AI per le aziende.
Aggiornato il 30/10/2026