Integrazione CRM e gestionale: HubSpot e Salesforce che vedono fatture e ordini
Un’integrazione fra CRM e gestionale fa diventare ordine nel gestionale il preventivo accettato in HubSpot o Salesforce, senza che nessuno lo ribatta. Nella direzione opposta porta nella scheda cliente del CRM fatturato, scaduto e stato degli ordini, che oggi vede solo l’amministrazione.
Cosa colleghiamo fra CRM e gestionale
Colleghiamo HubSpot e Salesforce al gestionale partendo quasi sempre dal preventivo. Oggi il commerciale chiude la trattativa nel CRM, esporta il PDF e lo manda all’ufficio ordini, che lo reinserisce riga per riga. Un codice articolo letto male o uno sconto saltato si scoprono quando il cliente riceve la merce.
Con l’integrazione il preventivo accettato arriva nel gestionale come ordine da confermare, con gli stessi codici articolo. Verso il CRM vanno invece fatturato, scaduto, stato degli ordini e listini. Il marketing continua a usare HubSpot o Salesforce come prima.
Dati scambiati e chi comanda su ciascuno
Ogni dato ha un sistema che fa fede: l’altro lo riceve e non lo modifica.
| Dato | Direzione | Frequenza |
|---|---|---|
| Anagrafica cliente: ragione sociale, partita IVA, codice | Gestionale → CRM | A ogni modifica |
| Cliente nuovo acquisito dal commerciale | CRM → gestionale | Alla firma, come richiesta di apertura anagrafica |
| Fatturato degli ultimi 12 mesi e scaduto | Gestionale → CRM | Ogni notte |
| Preventivo accettato | CRM → gestionale | Subito, come ordine da confermare |
| Stato dell’ordine e data di spedizione | Gestionale → CRM | Ogni ora |
| Articoli e listini | Gestionale → CRM | Ogni notte |
Come teniamo d’accordo due sistemi
Il centro dell’integrazione è una tabella di corrispondenze: il codice cliente del gestionale accanto all’ID del record in HubSpot o in Salesforce. La chiave per riconoscere un’azienda è la partita IVA, perché la ragione sociale scritta dall’agente («Rossi srl», «ROSSI S.R.L.») genera doppioni. Quando un cliente nuovo arriva dal CRM con una partita IVA che il gestionale già conosce, il servizio lo aggancia invece di crearne un secondo.
I due CRM hanno limiti di traffico diversi, e il servizio li rispetta con una coda. HubSpot concede alle app private sui piani Professional ed Enterprise 190 richieste ogni 10 secondi (documentazione sviluppatori HubSpot, «API usage guidelines»). Salesforce Enterprise Edition dà 100.000 chiamate ogni 24 ore più 1.000 per licenza (Salesforce, «API Request Limits and Allocations»). Per un’azienda con qualche migliaio di clienti bastano, se la sincronizzazione notturna manda solo le righe cambiate.
Sicurezza e visibilità
- In HubSpot usiamo un’app privata con i soli permessi sugli oggetti sincronizzati; in Salesforce un utente di integrazione con un permission set dedicato.
- Lo scaduto è visibile solo ai ruoli commerciali che ne hanno bisogno, non a tutti gli utenti del CRM.
- Dal CRM non si possono modificare i dati che appartengono al gestionale: i campi sincronizzati sono in sola lettura.
- I contatti delle persone nel CRM sono dati personali: la sincronizzazione porta nel gestionale solo l’anagrafica dell’azienda e il referente amministrativo.
Quando un CRM pronto non basta
Domande frequenti
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Matteo Budriesi
CEO e co-founder di Webion, la software house di Modena che sviluppa software su misura e agenti AI per le aziende.
Aggiornato il 30/10/2026