Come scegliere una software house guardando quello che il preventivo non dice
Una software house si sceglie su tre cose che il prezzo totale non mostra: chi scriverà davvero il codice, quale software ha già in produzione da qualche anno e come lavora fra la firma e il rilascio. Questa guida vi dà cinque passaggi per scoprirlo e una griglia per confrontare tre offerte che sembrano incomparabili.
La risposta breve
Scegliete il fornitore che, prima di darvi un numero, ha voluto vedere come lavorate. Un’offerta per un gestionale di commessa scritta dopo un’ora di riunione, senza aver visto una bolla di lavorazione o un vostro DDT, stima un progetto generico: il vostro arriverà dopo, sotto forma di modifiche fatturate a parte.
Il prezzo conta, ma tre preventivi per lo stesso software si confrontano solo dopo averli resi confrontabili: stesse voci incluse, stesse persone indicate per nome, stesso modo di gestire quello che cambierà durante il progetto. Di solito, quando lo si fa, la differenza fra il più caro e il più economico si riduce, oppure si scopre da dove viene.
Come confrontare i fornitori, in cinque passaggi
Una pagina sul problema
Prima di chiamare chiunque, scrivete chi perde tempo oggi, su quale documento, quante volte al giorno. Una pagina basta. Mandatela a tutti i fornitori uguale, così le risposte partono dalla stessa base. Il capitolato vero si scrive dopo, e ha una guida sua.
Un invito in reparto
Proponete a ciascuno di passare mezza giornata dove nasce il problema: l’ufficio commerciale che inserisce gli ordini, la postazione dove si stampano le bolle. Chi accetta e chi manda un prezzo dopo la sola call è già una prima selezione.
Le domande che vi fanno
Un fornitore che ha capito vi chiede cose scomode: cosa succede quando un ordine viene diviso su due spedizioni, chi corregge un dato sbagliato, quale stampa il magazzino non può perdere. Se non chiede niente, sta stimando a occhio. Scrivete le domande di ciascuno dopo l’incontro: messe in fila, mostrano quanto del vostro processo ha capito e cosa ha dato per scontato.
Le stesse righe per tutti
Prendete le voci del preventivo più dettagliato e chiedete agli altri due di riempire la stessa tabella: fasi, ore o giornate, cosa è escluso, costi annui dopo il rilascio. Così le tre offerte si leggono una accanto all’altra.
Una fase breve, pagata, con il finalista
Se restate indecisi fra due, affidate a uno un’analisi o un prototipo con un prezzo suo, prima del progetto intero. Vedete come lavora con le vostre persone, e il documento che ne esce resta vostro anche se poi scegliete l’altro.
Una griglia per confrontare tre offerte
Date a ogni fornitore un voto da 1 a 5 per riga, moltiplicate per il peso e sommate. Il punteggio non decide da solo, ma vi obbliga a scrivere perché un fornitore vi convince.
| Criterio | Peso | Come lo verificate |
|---|---|---|
| Esperienza sul vostro tipo di processo | 25% | Un progetto simile in produzione e il nome di chi lo usa ogni giorno |
| Persone sul progetto | 20% | Nomi e ruoli scritti nell’offerta, con il tempo dedicato da ciascuno |
| Metodo e collaudo | 20% | Ogni quanto vedete una versione funzionante, e su quale ambiente la provate |
| Completezza del preventivo | 15% | Elenco esplicito di cosa è escluso: hosting, migrazione, formazione |
| Dopo il rilascio | 10% | Tempi di risposta scritti e costo annuo della manutenzione |
| Codice e documentazione | 10% | Clausola sulla proprietà del sorgente, accesso al repository, documentazione consegnata |
Pesi indicativi: se il software sostituisce il gestionale, alzate «Dopo il rilascio»; se è un prodotto da vendere, alzate «Codice e documentazione». La versione da compilare è nella checklist per la scelta del fornitore.
Come lavoriamo noi, per confrontarci con gli altri
La nostra discovery si fa in azienda: seguiamo un ciclo di lavoro completo, dall’ordine alla spedizione o dalla richiesta alla fattura, e scriviamo ogni intoppo che vediamo. Poi disegniamo prototipi navigabili e li proviamo con chi userà il software. Il preventivo a corpo arriva dopo questa prova.
Durante lo sviluppo vedete una versione funzionante ogni due settimane, su un ambiente di collaudo dedicato, e la usate con i vostri dati prima della consegna. Mettete questo percorso nella griglia accanto a quello degli altri fornitori, alla riga «Metodo e collaudo».
Errori frequenti nella scelta
- Confrontare i prezzi totali senza aver allineato le voci incluse.
- Chiedere un prezzo a corpo prima che il fornitore abbia visto il processo. Arriva un numero gonfiato per coprire l’incertezza, oppure uno basso che diventerà una lista di extra.
- Giudicare un fornitore dalle schermate del portfolio invece che da un cliente con cui parlare.
- Scambiare la demo di un prodotto pronto per la prova che un progetto su misura funzionerà.
- Lasciare la scelta alla sola direzione o al solo IT. Il capo magazzino o l’ufficio commerciale che userà il software deve incontrare il fornitore almeno una volta prima della firma.
- Firmare senza sapere cosa succede al codice se il rapporto finisce.
- Chiedere uno sconto sul totale invece di togliere una funzione. Il fornitore che accetta di solito toglie ore ai test e alla documentazione, che nel preventivo non si vedono e nel primo anno di uso sì.
- Prendere per buona una stima di tempi senza chiedere da quali fasi è composta. Un fornitore che non sa dire quanto dura la discovery o quando vedrete la prima versione funzionante non ha ancora pianificato il lavoro.
Domande frequenti
Parliamone in 30 minuti
Raccontateci il processo e cosa non funziona: vi diciamo se e come lo risolveremmo, con tempi e costi indicativi.
Matteo Budriesi
CEO e co-founder di Webion, la software house di Modena che sviluppa software su misura e agenti AI per le aziende.
Aggiornato il 30/10/2026