Software per editoria: quello che il CMS non fa
Il software che manca a un editore di solito non è il CMS, che c’è già: sono gli strumenti intorno, per smistare i comunicati, ritrovare un articolo del 2004, tenere insieme abbonati di carta e digitali. Li scriviamo per redazioni di quotidiani e periodici e per case editrici, collegati a quello che già usate.
Perché l’editoria cerca software adesso
Perché con meno copie vendute la redazione deve fare lo stesso giornale con meno persone, e le ore spese a ricopiare e cercare pesano di più. Nel primo semestre 2025 i quotidiani italiani hanno venduto 220 milioni di copie, circa 1,4 milioni al giorno: il 7,1% in meno dell’anno prima e il 29,6% in meno rispetto al primo semestre 2021. Anche il digitale, che doveva compensare, è sceso del 2,9% in un anno (Agcom, Osservatorio sulle comunicazioni, novembre 2025).
Con questi numeri un software nuovo si paga in due modi: restituisce a un caposervizio l’ora che passa ogni mattina sulla casella dei comunicati, oppure fa dell’archivio qualcosa per cui i lettori pagano.
I punti dove una redazione perde tempo
Pesano di più nei giornali locali e nei periodici di settore, dove la stessa persona scrive, impagina e risponde al telefono.
La casella dei comunicati
Comuni, questure, società sportive, uffici stampa: centinaia di email al giorno su un indirizzo condiviso. Qualcuno le apre una per una e le gira alla sezione giusta, e il comunicato sulla chiusura di una strada resta sepolto sotto gli inviti alle conferenze.
L’archivio che esiste solo in PDF
Le pagine stampate degli ultimi vent’anni sono salvate come PDF impaginati, divisi per data. Per ritrovare cosa si era scritto su un’azienda o su un processo si sfoglia a memoria, e un giornalista arrivato da poco non sa nemmeno da dove cominciare.
Necrologie e annunci presi al telefono
La famiglia chiama, l’addetta trascrive il testo, lo rilegge al telefono, calcola il prezzo sulle righe e lo passa all’impaginazione. Se l’addetta ha capito male un cognome, ce se ne accorge quando il giornale è già in edicola.
Due anagrafiche di abbonati
Gli abbonati alla carta stanno nel gestionale della diffusione, quelli al digitale nella piattaforma del paywall. Chi ha entrambi riceve due rinnovi, e nessuno sa dire quanti lettori ha davvero il giornale in una provincia.
Collaboratori pagati a pezzo su Excel
Corrispondenti e fotografi esterni mandano pezzi e scatti per email. A fine mese qualcuno conta in un foglio quanti ne sono usciti e a che tariffa, e le contestazioni si risolvono riaprendo i giornali.
Gli strumenti che colleghiamo a questi problemi
Ognuno si costruisce da solo e si aggiunge al CMS e al sistema editoriale che avete, senza sostituirli.
- Smistamento dei comunicati: un agente AI legge la casella, assegna ogni messaggio alla sezione e al caposervizio giusti e segnala quelli urgenti. La decisione su cosa pubblicare resta alla redazione (agenti AI per aziende).
- Archivio interrogabile: le pagine in PDF diventano testo ricercabile, con domande in linguaggio naturale e risposte che citano data, pagina e titolo dell’articolo da cui vengono (Company Brain).
- Modulo per necrologie e annunci: la famiglia o l’agenzia funebre compila online, il prezzo si calcola da solo, l’addetta controlla e approva prima dell’impaginazione (sviluppo web app).
- Anagrafica unica dei lettori: abbonati di carta e digitali in un posto solo, collegati al gestionale della diffusione e alla piattaforma del paywall (CRM personalizzato).
- Registro dei collaboratori: pezzi consegnati, pezzi usciti e compensi del mese calcolati dal sistema (gestionale personalizzato).
Regole che pesano sul software di un editore
La più recente è l’articolo 50 dell’AI Act, applicabile dal 02/08/2026. Chi pubblica testi generati o modificati con l’intelligenza artificiale per informare il pubblico su temi di interesse pubblico deve dichiararlo. L’obbligo cade se il testo è passato da una revisione umana o da un controllo editoriale e se una persona, fisica o giuridica, ne ha la responsabilità editoriale. Il Digital Omnibus del 2026 ha spostato altre scadenze dell’AI Act, non questa. Per questo gli strumenti che costruiamo propongono e non pubblicano: la bozza resta una bozza finché un giornalista non la firma, e il sistema registra chi l’ha approvata.
L’archivio porta con sé il tema dei dati personali. Il trattamento per finalità giornalistiche ha le sue regole, nell’articolo 85 del GDPR e nelle regole deontologiche del Garante, e gli articoli vecchi ricevono richieste di deindicizzazione o di aggiornamento. Se l’archivio diventa ricercabile, serve un modo per escludere un articolo dalla ricerca senza cancellarlo dalla collezione storica.
Per il resto una testata resta registrata in tribunale secondo la legge sulla stampa del 1948, con un direttore responsabile che risponde di cosa esce. Il software gli deve mostrare, per ogni pezzo, chi l’ha scritto, chi l’ha modificato e se è passato da uno strumento AI.
Domande frequenti
Parliamone in 30 minuti
Raccontateci il processo e cosa non funziona: vi diciamo se e come lo risolveremmo, con tempi e costi indicativi.
Matteo Budriesi
CEO e co-founder di Webion, la software house di Modena che sviluppa software su misura e agenti AI per le aziende.
Aggiornato il 30/10/2026