Agenti AI o RPA: dipende da cosa arriva in ingresso
L’RPA conviene quando il lavoro è sempre uguale e l’unico modo per entrare in un programma è la sua interfaccia. Un agente AI conviene quando il lavoro comincia da un testo, un PDF o una foto che ogni volta ha una forma diversa, e qualcuno deve capire cosa c’è scritto prima di agire.
Il verdetto in breve
Ogni mattina un’impiegata entra nel portale fornitori di un cliente automotive, apre la pagina dei programmi di consegna, esporta il file e lo carica nel gestionale. Sono sempre gli stessi dodici clic e il portale non offre API: è il lavoro per cui l’RPA è nata.
Nello stesso ufficio arrivano le richieste di garanzia dei distributori: una mail con due righe, una foto della targhetta, a volte un PDF con il rapporto del tecnico. Per aprire la pratica bisogna capire di che macchina si parla, che difetto è descritto e se il numero di serie è ancora in garanzia. Un robot che ripete clic qui non sa da dove cominciare; un agente AI sì.
Agenti AI e RPA a confronto
| Criterio | RPA | Agente AI |
|---|---|---|
| Cosa sa fare | Ripetere una sequenza di azioni su schermate e file | Leggere testo libero e documenti, decidere il passo successivo |
| Input adatto | Strutturato e sempre uguale: un tracciato, una maschera | Variabile: mail, PDF, foto, messaggi WhatsApp |
| Come entra nei sistemi | Dall’interfaccia, come farebbe una persona | Dalle API, oppure preparando un file da importare |
| Quando sbaglia | Si ferma con un errore se una schermata cambia | Può interpretare male: serve un controllo sui dati estratti |
| Manutenzione tipica | Ritoccare lo script quando il fornitore aggiorna il programma | Rivedere istruzioni ed esempi sulle correzioni degli utenti |
| Come si paga | Licenza per robot, più la macchina su cui gira | Consumo del modello per documento, più lo sviluppo |
| Tracciabilità | Registro dei passi eseguiti | Registro di cosa ha letto, cosa ha proposto e chi ha approvato |
| Rischio principale | Fragilità alle modifiche delle interfacce | Risposte sicure di sé anche quando sono sbagliate |
Un robot RPA può essere «attended», avviato dall’utente sul suo PC, o «unattended», che gira da solo su una macchina dedicata (documentazione UiPath Robot, «Attended vs Unattended»).
Quando conviene l’RPA
L’RPA conviene quando il programma da usare non offre altra porta d’ingresso e il percorso non cambia.
- Portali di clienti o di enti dove si scaricano o caricano file sempre con gli stessi passaggi: programmi di consegna, estratti conto, certificati.
- Gestionali datati senza API, magari a schermo verde, dove i dati si inseriscono solo dalla maschera.
- Passaggi fra due programmi desktop che nessuno dei due fornitori vuole collegare.
- Volumi alti e regole senza eccezioni, dove ogni caso ambiguo è raro e si può scartare a mano.
Quando conviene un agente AI
Un agente AI conviene quando prima di agire bisogna leggere e capire.
- Richieste dei clienti scritte in modo libero, in più lingue, con allegati diversi ogni volta.
- Documenti dei fornitori che arrivano in PDF con impaginazioni diverse: conferme d’ordine, DDT, certificati del materiale.
- Domande ricorrenti a cui la risposta sta già nei manuali, ma sparsa in centinaia di pagine.
- Smistamento: decidere a quale ufficio va un messaggio e con che urgenza, prima che qualcuno lo apra.
Prima di scegliere, controllate se serve uno dei due
A volte non serve nessuno dei due. Prima di mettere un robot sul portale del cliente automotive, chiedete al suo ufficio logistica se i programmi di consegna li manda anche via EDI, nei messaggi EDIFACT DELFOR o VDA 4905 che il settore usa da decenni. Se sì, un programma che legge il tracciato e lo importa nel gestionale non si rompe quando il portale cambia grafica.
Lo stesso vale per i passaggi fra sistemi che hanno delle API. Se il vostro gestionale e il CRM le espongono, un’integrazione scritta non dipende dalle schermate e non paga un modello per ogni documento. Robot e agenti vanno messi dove le API non ci sono o dove il dato in ingresso non ha forma.
Spesso le due tecniche lavorano in fila. L’agente legge la richiesta di garanzia, estrae numero di serie e difetto e prepara la pratica; un operatore la conferma; un robot la inserisce nel gestionale senza API. Ognuno fa la parte per cui è adatto, e se un giorno il gestionale viene sostituito si cambia solo l’ultimo anello.
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Matteo Budriesi
CEO e co-founder di Webion, la software house di Modena che sviluppa software su misura e agenti AI per le aziende.
Aggiornato il 30/10/2026