Software per la gestione delle non conformità, dal reparto all’audit
Un software di gestione delle non conformità registra ogni scostamento dove nasce, blocca i lotti coinvolti e porta l’azione correttiva fino alla verifica di efficacia. Lo sviluppiamo per aziende certificate ISO 9001 che tengono il registro NC in Excel e preparano l’audit ricostruendo le pratiche a ritroso.
Il giorno dell’audit
Il valutatore sceglie una non conformità di sei mesi fa e chiede come l’avete contenuta, quale causa avete trovato e come sapete che l’azione correttiva ha funzionato. Se la pratica vive tra una riga di Excel, una mail all’ufficio tecnico e una foto sul telefono del capoturno, la risposta si ricostruisce a fatica.
La UNI EN ISO 9001:2015 chiede di tenere sotto controllo gli output non conformi (punto 8.7) e di conservare informazioni documentate su non conformità, azioni intraprese e loro risultati (punto 10.2). Con un software quelle evidenze si scrivono mentre si lavora sulla pratica, e il giorno dell’audit basta aprirla.
Il secondo problema sta a monte. In reparto registrare una NC costa tempo, così molte non vengono aperte: il pezzo finisce nel cassone degli scarti e il dato non arriva mai a chi dovrebbe analizzarlo.
Per chi è
- Responsabili qualità di aziende certificate ISO 9001, o che si preparano all’IATF 16949 per entrare nella filiera automotive.
- Metalmeccaniche e terzisti che ricevono reclami con la richiesta di un rapporto 8D entro pochi giorni.
- Aziende biomedicali e alimentari dove una NC può voler dire rintracciare e bloccare lotti già spediti.
- Chi deve presentare al riesame della direzione il costo della non qualità: scarti, rilavorazioni, addebiti ai fornitori.
Cosa include
Apertura dal reparto
Dal tablet a bordo linea o dal telefono: articolo o lotto letto dal barcode, foto, quantità, difetto scelto da una lista. Deve richiedere meno di un minuto, altrimenti non la apre nessuno.
Contenimento dei lotti
La NC blocca i lotti coinvolti a magazzino, così nessuno li preleva per errore. Se il lotto è già uscito, la tracciabilità dice a quali clienti è andato.
Tre origini, un registro
NC interne, da accettazione fornitore e da reclamo cliente, con flussi diversi e un registro solo. Quelle da fornitore generano la contestazione e l’eventuale addebito.
Analisi e azioni
Cinque perché, diagramma di Ishikawa o 8D a seconda del caso. Ogni azione ha un responsabile, una scadenza e un promemoria qualche giorno prima della scadenza.
Verifica di efficacia
Alla chiusura dell’azione si fissa una data in cui qualcuno controlla che il difetto non si sia ripresentato. Senza quel controllo la NC resta aperta.
Costi della non qualità
Pezzi scartati, ore di rilavorazione, addebiti recuperati, per articolo, reparto, fornitore e mese. I grafici escono pronti per il riesame.
Come lo portiamo in azienda
La vostra procedura
Partiamo dalla procedura qualità che avete già scritto e da una ventina di NC reali, aperte e chiuse. Il software segue i vostri stati e le vostre firme.
Prima il reparto
La prima versione serve a chi apre le NC: se lì non funziona, il resto resta senza dati. La proviamo su una linea, con i capiturno.
Poi l’ufficio qualità
Analisi, azioni, scadenze e report. Importiamo lo storico dal registro Excel, così i grafici partono dagli anni passati.
Fornitori e clienti
Contestazioni ai fornitori e risposte ai reclami escono dal sistema, con il rapporto 8D precompilato con quello che c’è già nella pratica.
Con cosa si collega
Dall’ERP arrivano articoli, lotti, fornitori e clienti, e verso il magazzino parte il blocco dei lotti sospetti. Il costo di una NC si calcola con il costo standard dell’articolo e la tariffa oraria del reparto presi dal gestionale, così il numero non è una stima a occhio.
Se avete un MES o un sistema di tracciabilità, la NC aperta su un lotto risale da sola a materie prime, macchina e turno. Se i pezzi difettosi vengono tutti dalla stessa colata di barra, lo si vede dalla pratica.
Tempi e costi
Il costo dipende dal numero di flussi (interni, fornitori, clienti) e da quanto il blocco dei lotti deve parlare con il magazzino. L’import dello storico Excel va stimato a parte, dopo averlo visto.
Il progetto più piccolo è il registro delle NC interne, con l’apertura dal reparto e le azioni correttive. Ogni flusso in più, come le contestazioni ai fornitori o i reclami con il rapporto 8D, aggiunge stati, documenti in uscita e permessi per chi sta fuori dall’ufficio qualità. Il blocco dei lotti va provato sul magazzino reale prima di accenderlo, e per questo pesa più di quanto sembri sulla carta.
Conviene partire dal reparto e aggiungere i flussi uno alla volta. Il costo si divide in rilasci, e ogni rilascio si decide guardando i dati raccolti con il precedente.
Domande frequenti
Parliamone in 30 minuti
Raccontateci il processo e cosa non funziona: vi diciamo se e come lo risolveremmo, con tempi e costi indicativi.
Matteo Budriesi
CEO e co-founder di Webion, la software house di Modena che sviluppa software su misura e agenti AI per le aziende.
Aggiornato il 30/10/2026