Template di capitolato per un software su misura
Questo template di capitolato software elenca le dieci sezioni che servono a un fornitore per farvi un’offerta confrontabile con le altre. Ogni sezione ha una riga compilata su un caso d’esempio: copiatele in un documento e riscrivetele con i vostri processi.
Come usare il template
Il template si compila in ordine, dall’alto in basso, e si manda identico a tutti i fornitori. Ogni dettaglio aggiunto a voce a un fornitore solo va scritto e girato anche agli altri.
L’esempio della tabella è inventato: un’azienda di stampaggio plastica con 60 dipendenti che vuole togliere da un foglio Excel condiviso la gestione dei reclami dei clienti. Come scrivere bene ogni parte, con gli errori da evitare, è spiegato nella guida al capitolato.
Le dieci sezioni del capitolato
| Sezione | Cosa scriverci | Esempio compilato |
|---|---|---|
| 1. Chi siete | Settore, persone, sistemi che usate oggi | Stampaggio plastica, 60 dipendenti, un gestionale per ordini e fatture, reclami su Excel |
| 2. Il problema | Cosa non funziona, con un numero | Un reclamo resta aperto in media 9 giorni e il commerciale non ne conosce lo stato |
| 3. Utenti e ruoli | Chi entra e cosa può fare | Qualità apre e chiude, produzione compila l’analisi, commerciale legge e risponde |
| 4. Processi | Il flusso passo per passo, con i documenti veri | Mail del cliente, registrazione, analisi 8D, azione correttiva, nota di credito |
| 5. Requisiti | Elenco numerato, diviso fra obbligatori e desiderabili | R1 obbligatorio: legare il reclamo al lotto. R7 desiderabile: foto dal telefono |
| 6. Integrazioni | Sistemi da collegare e direzione dei dati | Clienti, articoli e lotti letti dal gestionale; la nota di credito resta manuale |
| 7. Dati esistenti | Cosa portare nel nuovo software e in che formato | Il file Excel dal 2019, circa 1.400 reclami |
| 8. Vincoli | Dove gira, dispositivi, lingue, date fisse | Cloud con dati in UE, tablet in reparto, italiano e inglese |
| 9. Collaudo | Come verificherete che funziona, e chi firma | Il responsabile qualità registra nel nuovo sistema dieci reclami del 2026; passano se R1–R6 funzionano tutti |
| 10. Offerta e scadenze | Cosa volete leggere nell’offerta, entro quando, a chi scrivere | Costo per fase e canoni a parte; domande entro il 15/01/2027, offerte entro il 31/01/2027 |
Esempio inventato a scopo illustrativo: nomi, numeri e date vanno sostituiti con i vostri.
Gli allegati da unire
Nell’esempio sono quattro, e nessuno richiede più di mezz’ora per prepararlo.
- Il file o il modulo cartaceo che usate oggi, con qualche riga vera e i dati personali oscurati.
- Due o tre documenti reali del processo: un reclamo, un rapporto di analisi, una nota di credito.
- Le schermate del gestionale nei punti in cui il nuovo software dovrà leggere o scrivere.
- I volumi: quanti reclami l’anno e quante persone li aprono nello stesso momento.
Cosa lasciare fuori
- Password e accessi al gestionale. Si danno dopo la firma, solo a chi lavora al progetto.
- Le offerte già ricevute da altri fornitori, anche solo il prezzo.
- La presentazione aziendale presa dal sito. Al fornitore bastano le tre righe della sezione 1.
Domande frequenti
Parliamone in 30 minuti
Raccontateci il processo e cosa non funziona: vi diciamo se e come lo risolveremmo, con tempi e costi indicativi.
Matteo Budriesi
CEO e co-founder di Webion, la software house di Modena che sviluppa software su misura e agenti AI per le aziende.
Aggiornato il 30/10/2026